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Pays de la Loire
4 décembre 2014

La résidence "Les plaines" en un clic !

Objectifs
Le livret d’accueil ne correspond plus à nos attentes. Les usagers ont à cœur d’accueillir les nouveaux entrants. C’est pourquoi, nous avons eu l’idée de réaliser un livret d’accueil avec les résidents. Après un sondage auprès de ces derniers, nous nous sommes rendu compte que beaucoup d’entre eux souhaitaient s’investir dans ce projet.

Le porteur du projet

Coordonnées de la structure :

Résidence " Les plaines "

228 Rue Élisée Reclus BP 50037

Trélaze 49800

Type de la structure :
établissements médico-sociaux

Coordonnées du contact

Guegniaud Emmanuel

Qualité : Directeur

Téléphone professionnel : 02.41.96.17.41

Courriel : maison-de-retraite-trelaze@orange.fr

Fax : 02.41.96.17.49

Le contexte

L’origine
Notre projet d’établissement a évolué vers la notion d’un "chez soi". L’ancien livret d’accueil (réalisé en 2004) ne reflétait pas cette philosophie. Par exemple, aujourd’hui tous le agents travaillent en civile mais sur les photos du livret actuel, les agents sont en blouse. Nous avons également personnalisé, avec l’aide des résidents, la charte des droits et libertés de la personne accueillie pour en faire la Charte de la Résidence "Les Plaines", qui a ensuite été validée par le Conseil de Vie Sociale. Cette charte n’est pas intégrée dans le livret actuel.

La finalité
Le projet était de créer un livret d’accueil complet et innovant. La présentation de l’établissement se fait du point de vie des usagers. Le livret d’accueil est un outil clé dans le processus d’intégration, il est un véritable support d’informations, un guide auquel les résidents peuvent se référer. Le livret permet de compléter l’accueil des résidents et du personnel. Il est donné à chaque nouveau résident le jour de l’entrée.

La description du dispositif
Nous souhaitions créer une première interaction entre les nouveaux résidents et les résidents actuels à travers le livret d’accueil. Dans le livret, ce sont les résidents qui parlent, qui décrivent, qui expliquent.Sur chaque page du livret, un espace sera réservé à la parole des résidents. Un mot d’accueil sera également réalisé par les usagers.

L’implication des usagers a permis d’identifier et de lister clairement les besoins en termes d’information. Ils ont également pu donner leurs points de vue sur la lisibilité du livret (choix du format, des couleurs, de la texture du papier, de la police et de la taille de la police). Dans ce livret, il était important pour les résidents d’aborder certains sujets tels que : l’accès au dossier médical, la personne de confiance, les directives anticipées et la présentation du CVS. Le livret sera revisité chaque année afin qu’il évolue en même temps que l’établissement (photos, évolution des services…).

Les acteurs
La direction est à l’initiative du projet. Un groupe de travail a été créé. Le groupe est composé de : Huit Résidents L’adjoint des cadres administratifs L’agent d’accueil L’animatrice La cadre de santé La qualiticienne Des membres du personnel soignant Des membres du personnel non soignant.

Les axes prioritaires :

faire converger les droits des usagers des structures de soins, sociales et médico-sociales, notamment au travers de la participation des représentants des usagers et des usagers (CRUQPC, CVS) et de la mise en place de dispositifs expérimentaux adaptés aux parcours (organisation territoriale pour l’exercice des droits, impliquant les établissements, les conseils généraux, les ordres et organisations professionnels, les agences régionales de santé,… )

La réalisation

La mise en œuvre
La difficulté a été de synthétiser la masse d’informations à faire apparaître dans le livret d’accueil, de choisir le format et de définir un nombre de pages.Les usagers réalisent un texte de bienvenue qui apparaîtra en première page (le texte est en cours d’écriture). Ils ont fait le choix du nom du livret d’accueil « LA RÉSIDENCE « LES PLAINES » EN UN CLIC ! ». Ils ont également sélectionné les photos qui vont illustrer le livret. Enfin, ils ont écrit des messages à destination des nouveaux résidents et de leurs familles portant sur l’accompagnement, l’animation, la restauration, les différents lieux de la résidence…

Le projet a débuté en mai 2014. La première réunion a permis de trouver une idée originale de livret d’accueil. Les réunions suivantes (1 réunion par mois d’environ 2 heures) ont permis de construire le contenu.Le projet est toujours en cours de réalisation. L’objectif est de le terminer pour décembre 2014. Le livret d’accueil sera diffusé après la validation du CVS.

Le calendrier

Projet initié en :
2014

Projet mis en œuvre en :
2014

Comment et combien ?
À la Résidence, chaque jeudi soir, il est organisé des soirées inter-âge où des jeunes bénévoles de l’asso APV « Académie des projets de vie » viennent partager un moment avec les résidents. Lors de ces soirées, une tablette tactile est utilisée pour faire des jeux, regarder des vidéos…Des ordinateurs ont également été mis à disposition des résidents dans les étages.C’est dans ce contexte que les usagers ont eu l’idée de réaliser un livret d’accueil sur le thème de la tablette tactile. Sur chaque page, il y a la structure d’une tablette tactile.

Concernant le contenu, nous nous sommes appuyé sur la circulaire DGAS/SD 5 n°2004-138 du 24 mars 2004 relative à la mise en place du livret d’accueil prévu à l’article L.311-4 du code de l’action sociale et des familles.Le livret d’accueil sera en format A4 paysage.Il sera imprimé sur du papier épais et recyclable avec des feuilles au grammage plus important en 1ere et dernière page.Le coût de l’impression sera de 850€(financé par la résidence).

La communication
Le livret d’accueil fera l’objet d’un article dans le journal de la Résidence (1 édition par saison) qui est diffusé aux résidents, aux familles, au personnel, aux tuteurs, aux intervenants extérieurs tels que les médecins, les kinésithérapeutes, les orthophonistes, au CLIC de Loire à Loire, au réseau d’assistantes sociales (CHU d’Angers, centre de soins de suite la Claverie) et au CCAS de la mairie de Trélazé.

Il sera également à disposition des usagers et des familles à l’accueil. Nous souhaitons diffuser le livret d’accueil auprès de nos partenaires extérieurs (kinésithérapeute, médecin, orthophonistes…) afin qu’ils puissent conseiller et orienter les éventuels futurs résidents. Enfin, il sera mis en ligne en format PDF sur le site internet de la maison de retraite.

Et après

Les résultats
La participation des usagers a apporté beaucoup à la réalisation de ce projet. Cela a permis de mettre en valeur la parole des résidents et de répondre à leurs souhaits. C’est ainsi qu’il met en lumière le rôle des usagers lors de l’accueil d’un nouveau résident mais aussi sur la transmission de la vie de l’établissement en général. Ils seront désormais davantage sollicités lors des projets. En effet, il y a une réelle demande de leur part. De plus ils apportent une plus-value importante puisqu’ils sont au cœur de la vie de la Résidence.

Évaluation et suivi
Le livret d’accueil n’étant pas terminé, il n’y a pas eu d’évaluation. Une fois le livret terminé, nous imprimerons dans un premier temps 100 exemplaires afin de réaliser une évaluation. Celle-ci sera mise en place après diffusion du livret sous forme de questionnaire qui sera réalisé après des usagers (actuels et nouveaux), des familles et du personnel. L’évaluation sera suivie par la qualiticienne de l’établissement. Une fois l’évaluation réalisée, nous modifierons le livret en prenant compte des remarques de chacun. Le livret sera ensuite revalidé par les résidents et le Conseil de Vie Sociale.

Quelques conseils et témoignages
Afin de savoir si le livret d’accueil permet de faciliter l’intégration et si son utilisation est bénéfique, organisez un micro-trottoir auprès des usagers. Pour ce type de projet, il ne faut pas hésiter à solliciter les intervenants internes et externes ainsi que les partenaires afin d’enrichir le contenu.

Pièces jointes

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