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Nord-Pas-de-Calais
3 décembre 2015

Démarche qualité et gestion des risques de la Commission Confidentialité

Objectifs
Optimiser la confidentialité des données de santé via trois projets unitaires et indissociables : participation à la semaine sécurité patient (stand d’information), réalisation d’une démarche d’évaluation des pratiques professionnelles (questionnaire) et rédaction des règlements intérieurs des applications médicales. Les objectifs sont d’améliorer la culture des professionnels, de réglementer de manière claire et applicable, et d’améliorer en conséquence le respect des droits des usagers.

Le porteur du projet

Coordonnées de la structure :

Centre Hospitalier Universitaire de Lille

2 avenue Oscar Lambret
administration générale, département d’information médicale

Lille 59000

Type de la structure :
établissements de santé

Coordonnées du contact

Theis Didier

Qualité : Docteur responsable du département d’information médicale

Téléphone professionnel : 03 20 44 41 67

Courriel : didier.theis@CHRU-LILLE.FR

Fax : 03 20 43 62 45

Le contexte

L’origine
• Des plaintes ou réclamations ont été déposées et sont relatives aux usagers ou aux professionnels. • Le mésusage du système d’information au sein des services cliniques • La définition incomplète des profils utilisateurs du personnel du CHRU de Lille utilisant les applications. • L’encadrement hétérogène des pratiques dans le domaine de la recherche médicale. • Le défaut de connaissances des règles vis-à-vis du secret professionnel.

Ce constat est issu d’analyses reproductibles, standardisées et longitudinales réalisées par :

  • Audit de processus
  • Audit de patient-traceurs
  • Analyse des plaintes et réponses
  • Cartographie des risques du système d’information
  • Amélioration des pratiques professionnelles

La finalité
La participation de la Commission Confidentialité de l’Information médicale (CCIM) à la Semaine Sécurité Patient permet de présenter aux patients les actions qui sont menées au sein du CHRU de Lille pour inciter les professionnels à adopter les bons comportements relatifs à la confidentialité des données de santé. Par ailleurs, elle permet, à l’instar de l’Évaluation des Pratiques Professionnelles (EPP), de communiquer auprès des professionnels sur leurs droits et leurs devoirs concernant la confidentialité, et sur le fait que tous leurs accès aux dossiers médicaux des patients sont tracés. Ces canaux de communication ont pour objectifs de faire connaître la CCIM et de limiter les accès irréguliers aux dossiers des patients. Enfin, la rédaction des règlements intérieurs des applications médicales pose un cadre légal à l’utilisation du système d’information. Ces règlements seront opposables aux salariés en cas d’accès irrégulier à un dossier médical.

La description du dispositif
Un stand sera créé lors de la Semaine Sécurité Patient 2015 avec des affiches informatives, des affiches « choc » et des flyer. L’EPP est réalisée sous forme d’un questionnaire comportant principalement des questions fermées, ainsi qu’une note d’information, en fin de remplissage, sur les devoirs des professionnels et les droits des usagers. Le questionnaire est en ligne et le lien est envoyé sur toutes les boites mails de l’établissement et disponible sur l’intranet. Plusieurs rappels par mail sont effectués durant le recueil, et une information à type d’affichage est visible dans tous les selfs. Les règlements intérieurs des applications médicales sont rédigés en partenariat avec les responsables d’application, relus par les référents métiers et la direction des pôles concernés, puis validés par la Commission Confidentialité de l’Information Médicale (CCIM), et les instances de l’établissement (Commission Médicale d’Établissement (CME) et Directoire).

Les acteurs
Les membres de la Commission Confidentialité de l’Information Médicale (CCIM) sont à l’initiative du projet. Ces membres font partie de différentes délégations du CHRU de Lille : le Département d’Information Médicale (DIM), la Délégation Qualité, Risques et Vigilances (DQRV), le Département des Ressources Numériques (DRN), la Direction aux Affaires Juridiques (DAJ). Le projet a été ensuite approuvé par plusieurs instances : le Directeur Général, le Président de la Commission Médicale d’Etablissement (CME), la Sous-Commission Qualité Sécurité des Soins (SCQSS), le pôle recherche, la Commission des Relations avec les Usagers (CRUQ). Une élève étudiante de Master 2 Droit de la Responsabilité Médicale a fait un stage de 6 mois au CHRU de Lille pour mettre en place l’EPP, préparer le stand de la CCIM pour la Semaine Sécurité Patient 2015 et rédiger les 15 règlements intérieurs des applications médicales aidée par les responsables de ces applications.

Les axes prioritaires :

sensibiliser les professionnels de santé au moyen d’actions de formation aux droits des usagers ;

faire converger les droits des usagers des structures de soins, sociales et médico-sociales, notamment au travers de la participation des représentants des usagers et des usagers (CRUQPC, CVS) et de la mise en place de dispositifs expérimentaux adaptés aux parcours (organisation territoriale pour l’exercice des droits, impliquant les établissements, les conseils généraux, les ordres et organisations professionnels, les agences régionales de santé,… )

renforcer l’effectivité des droits des usagers par le traitement des réclamations et des plaintes en lien avec les représentants des usagers, quels que soient les destinataires de ces plaintes ou réclamations (établissements, conseils généraux, ordres et organisations professionnels, les agences régionales de santé, …) et par l’analyse systématique des motifs notamment à partir des rapports des CRUQPC ou des CVS et la mise en œuvre de mesures d’amélioration

accompagner les évolutions du système de santé dans le respect des droits des usagers (e-santé, télémédecine, maisons et centres de santé, soins de santé transfrontaliers…).

La réalisation

La mise en oeuvre
Pour la participation de la CCIM à la Semaine sécurité patient (SSP), des documents d’information et de communication ont été réalisés. Tout d’abord, une réflexion a été menée sur la manière de communiquer efficacement (informer, faire peur, choquer ?). Enfin, le projet s’est intégré dans le cadre logistique facilitateur de la SSP. Lors de la rédaction du questionnaire d’EPP, la principale difficulté rencontrée était qu’il était destiné à tous les professionnels (nécessité de clarté et d’exhaustivité dans les possibilités de réponses). Pour une bonne participation, la communication a été soutenue. La rédaction des règlements d’application se heurte à la complexité des aspects techniques (extraction des matrices des droits, jargon informatique…) et à la discordance observée entre l’utilisation théorique et l’utilisation réelle de chaque application. Le contenu de chacun de ces projets doit être validé par l’ensemble des membres de la CCIM et les instances, ce qui est un processus long.

Le calendrier

Projet initié en :
2014

Projet mis en œuvre en :
2015

Comment et combien ?
Pour les trois projets unitaires et indissociables de la démarche qualité et gestion des risques de la CCIM, une fiche projet a été rédigée dont vous trouverez le contenu en annexe. Notamment pour la réalisation pratique, une stagiaire a été recrutée pour ce projet pour une durée de 6 mois avec une rétribution financière de 508.20€ par mois. Elle a été aidée, pour réaliser ce projet, par plusieurs professionnels du DIM, de la DQRV, du DRN et de la DAJ. Un coût pour le matériel du stand CCIM lors de la semaine sécurité patient est également à prévoir (affiches, kakemonos, flyers, stylos, incollables, café, viennoiseries…).

La communication
La communication aux usagers se fera au travers de la tenue du stand de la CCIM lors de la Semaine Sécurité Patient 2015. La communication auprès des professionnels se fait autour de deux axes :

  • Par les supports et le stand de la CCIM lors de la Semaine Sécurité Patient 2015.
  • Avec le questionnaire où se trouve, à la dernière page, une note informative sur les droits et devoirs des professionnels concernant la confidentialité. La rédaction et la formalisation des règlements intérieurs des applications médicales va permettre de les implémenter dans la gestion documentaire du CHRU de Lille et ainsi pourvoir les diffuser auprès des professionnels du CHRU de Lille.

Et après

Les résultats
Ces trois projets doivent permettre une acculturation des professionnels du CHRU de Lille au sujet de la confidentialité des données de santé : connaissance de leurs devoirs en tant que professionnels, des droits des patients et usagers, du cadre réglementaire du CHRU, et des recours possibles en cas d’interrogations. La participation à la semaine sécurité patient permettra en outre d’informer les patients sur leurs droits et les démarches d’amélioration en cours. L’ensemble de ces projets doit permettre en conséquence d’améliorer les pratiques et donc le respect du droit des usagers. On se place davantage ici dans une perspective de pérennisation que de généralisation, puisqu’il s’agit de projet concernant l’ensemble de l’établissement, mais doivent s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue. Ils peuvent néanmoins être transposables à d’autres établissements de soin.

Évaluation et suivi
La Semaine Sécurité Patient s’inscrit de manière continue dans la politique du CHRU de Lille, depuis 2011. La démarche d’EPP sera renouvelée de façon périodique. Il s’agit d’une démarche reproductible, transversale et longitudinale. Les règlements intérieurs des applications médicales devront être mis à jour annuellement par les responsables des applications et un médecin du département d’information médicale (DIM) chargé de la confidentialité devra vérifier que cette mise à jour est faite. Ces trois projets aboutissent à un plan d’action qui s’inscrit dans le compte qualité de la HAS (Haute Autorité de Santé) revu tous les deux ans. Ces mêmes actions font désormais partie intégrante de la politique qualité, risque et vigilances validée par le Directeur Général du CHRU de Lille et la CME.

Quelques conseils et témoignages
Pour les usagers, il est important d’appliquer une bonne politique de communication avec un seul message pour chaque affiche réalisée. Cette politique permet de mieux communiquer avec les usagers pour leur donner que des informations claires et précises. Lors de la réalisation d’un questionnaire, réaliser un « brainstorming » pour identifier les problèmes qui se posent et les questions auxquelles on veut répondre.. Le questionnaire ne doit pas être très long et les questions doivent être facilement compréhensibles. Au moment du lancement d’un questionnaire, essayer de communiquer au maximum sur la mise en place du questionnaire pour réussir à obtenir un nombre conséquent de réponses qui doivent être représentatives des professionnels de l’établissement. En cas de questionnaire anonyme, le mentionner afin d’obtenir des réponses moins biaisées. Créer un Gant qui permet de tenir à jour chaque étape du projet. Faire valider le projet par les différentes institutions.

Pièces jointes

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